Obwohl die Beschäftigten im Durchschnitt nur 62 Prozent der verfügbaren Büroarbeitsplätze nutzen, halten die Unternehmen an ihren bisherigen Flächen weitgehend fest. Mit 18,3 Quadratmetern pro Beschäftigtem liegt der Flächenverbrauch 2026 auf dem Niveau von 2023 und sogar über dem Vorjahreswert von 17,2 Quadratmetern. Dabei schwankt die Auslastung erheblich: An Tagen mit der höchsten Präsenz sind 78 Prozent der Arbeitsplätze besetzt, an den schwächsten lediglich 34 Prozent. Diese Diskrepanz dokumentiert der Office Report 2026/27, für den unter anderem das Unternehmen pro m² Daten von 164 Organisationen mit 225.300 Beschäftigten und rund 5,48 Millionen Quadratmetern Bürofläche ausgewertet hat. „Ein besonderer Fokus liegt dabei auf der Frage nach der künftig erforderlichen Fläche. Denn die bleibt einer der größten Hebel für die wirtschaftliche Effizienz von Büroimmobilien“, so Jonas M. Kubon, geschäftsführender Gesellschafter von pro m². Tatsächlich melden 79 der untersuchten Organisationen insgesamt 340.310 Quadratmeter überschüssige Bürofläche. Bei einer angenommenen Nettokaltmiete von 25 Euro je Quadratmeter summieren sich die Kosten dafür auf rund 102 Millionen Euro jährlich. Da die Flächen weiterhin angemietet sind, erscheinen sie zunächst nicht in den üblichen Leerstandsstatistiken.
„Entscheidend sind die tatsächlichen Nutzungsspitzen“
Das Einsparpotenzial reicht über diese Reserven hinaus. 48 Prozent der teilnehmenden Unternehmen könnten weitere Flächen freisetzen. Würden die untersuchten Organisationen ihren Bedarf am Tag mit der höchsten Anwesenheit ausrichten, ließen sich rechnerisch 934.000 Quadratmeter beziehungsweise 22 Prozent ihrer Mietfläche einsparen. Für Deutschland beziffert der Report das theoretische Potenzial auf 194 Millionen Quadratmeter. „Die Durchschnittsauslastung allein reicht für eine Immobilienentscheidung nicht aus. Entscheidend sind die tatsächlichen Nutzungsspitzen und die Frage, welche Flächen zu welchem Zeitpunkt wirklich gebraucht werden“, so Jan Oelze, geschäftsführender Gesellschafter von pro m². Ob die errechneten Potenziale realisiert werden können, hängt unter anderem von Mietvertragslaufzeiten und der baulichen Teilbarkeit ab.
Wie unterschiedlich Unternehmen ihre Büros nutzen, macht der New Work Score deutlich. Der Index berücksichtigt unter anderem Desk-Sharing, Home-Office, Flächeneffizienz und die Akzeptanz flexibler Arbeitsformen. Im Durchschnitt erreichen die untersuchten Organisationen 45 Prozent. Unternehmen mit hohen Werten kommen mit 13,2 Quadratmetern pro Beschäftigtem aus, solche mit niedrigen benötigen 36,6 Quadratmeter. Auch bei der Begegnungsqualität schneiden die Organisationen mit hohem Score um 56 Prozent besser ab, ihr Produktivitätsgrad liegt um 15 Prozent höher. Allerdings handelt es sich um statistische Zusammenhänge, nicht um nachgewiesene Ursache-Wirkungs-Beziehungen. Die Anforderungen an die verbleibenden Flächen verändern sich derweil. Rund 32 Prozent der befragten Organisationen wünschen sich zusätzliche Kollaborations- und Projekträume, knapp 28 Prozent Konferenzzonen und gut 23 Prozent Rückzugs- und Fokusräume. Nur etwa fünf Prozent sehen Bedarf an weiteren Einzelbüros oder klassischen Arbeitsplätzen. Das entspricht den Gründen für die Büropräsenz: 34 Prozent nennen die unmittelbare Teamarbeit, 19 Prozent die Erwartungen der Führung und 17 Prozent formelle Meetings. Der soziale Austausch folgt mit 16,3 Prozent. Wie Beschäftigte ihre Büropräsenz erleben, hat die Allgemeine SÜDBODEN auf dem Münchner Campus Neue Balan untersucht, auf dem rund 8.500 Menschen arbeiten. 82 Prozent der Umfrageteilnehmer erklären, dass es sich gut und richtig anfühle, das Home-Office zu verlassen und auf dem Campus zu arbeiten. 72,1 Prozent geben an, sich an Präsenztagen mehr zu bewegen und energiegeladener zu fühlen. Fast drei Viertel sind mindestens drei Tage pro Woche vor Ort. Die Ergebnisse beziehen sich allerdings auf einen einzelnen Standort, zudem wird die Zahl der Befragten nicht genannt. Ein allgemeiner Zusammenhang zwischen Büropräsenz und höherem Wohlbefinden lässt sich daraus nicht zwangsläufig ableiten. „Zeitgemäße Büroflächen müssen Orte sein, an denen Menschen gerne zusammenkommen, sich austauschen und wohlfühlen. Je höher die Aufenthaltsqualität und je vielfältiger das Angebot vor Ort, desto größer ist der Mehrwert, den das Büro gegenüber dem Arbeiten zu Hause bieten kann“, sagt Thomas D. Sterk, Leiter Vermietung bei der Allgemeinen SÜDBODEN. Eine wenig neue Erkenntnis. Eine vollständige Rückkehr ins Büro zeichnet sich unterdessen nicht ab. Bei 54 Prozent der im Office Report untersuchten Organisationen hat sich die Anwesenheit innerhalb von zwei Jahren nicht verändert. 85 Prozent ermöglichen zwei bis drei Home-Office-Tage pro Woche. Tatsächlich arbeiten die Beschäftigten durchschnittlich 2,4 Tage mobil. „Der wichtigste Grund, das Büro aufzusuchen, ist der soziale Faktor. Daraus ergeben sich klare Anforderungen an die Planung und Umsetzung zeitgemäßer Bürokonzepte“, heißt es im gemeinsamen Vorwort von Jan Oelze und Jonas M. Kubon.
Für den Immobilienmarkt hat die Entwicklung unmittelbare Konsequenzen. 44,1 Prozent der befragten Organisationen nennen die Kostenreduktion als wichtigstes Kriterium für einen Standortwechsel, gefolgt von einer besseren Mikrolage und öffentlichen Verkehrsanbindung mit 14 Prozent. Die reine Verringerung der Quadratmeterzahl betrachten dagegen nur 10,3 Prozent als eigenständiges Hauptmotiv. Besonders ältere Unternehmenszentralen, deren Grundrisse und Gebäudetechnik auf einen einzigen Großmieter ausgerichtet sind, geraten damit unter Anpassungsdruck. Sie müssen häufig für eine kleinteiligere Vermietung umgebaut und neu positioniert werden. Noch sind viele Flächenreserven durch bestehende Mietverträge gebunden. Mit jeder Vertragsverlängerung oder Standortentscheidung könnten sie jedoch auf den Vermietungsmarkt zurückkehren.